営業活動での交通費精算

仕事の営業活動の一環で、電車を利用した場合には、交通費精算を行います。交通費は経費の項目のひとつですから、利用した後での経費精算になります。基本的には最初は自分で交通費を支払っておくことになります。ただし電車の場合には、前もって乗車券を購入しておくことが可能な場合があります。営業活動で遠距離の場所に赴く場合には、乗車する電車を予約しておくことが可能な場合もあります。特急や急行を利用する場合が代表例です。事前に乗車券、特急券、急行券などを予約して購入しておけば、購入時の支払いは自分で行うとしても、実際に営業活動に出かけるまえに、経費精算を行っておくことが可能になります。ポイントは、営業活動の日程ではなく、あくまでも金銭を支払った日付が、精算では重要だということです。乗車券の予約購入は、実際の営業日程の前に、精算しておくことが可能になる場合があると覚えておくと良いでしょう。

交通費精算はお早めに

仕事などをしていると出張などで交通費が必要になってくる場合がありますが、そのほとんどは移動した時に発生した交通費はその場では個人が払って後日会社に請求になる流れが多いです。このときに重要なのがしっかりと領収書をもらうことが必要になってきます。レシートでも請求できる場合もありますがもしかしたらレシートだけでは不十分の可能性が出てくる場合があるときもあります。そして、企業によっては交通費精算に期限が設けられているところもあるので、なるべく早くの提出が必要になります。また決算などで前期の会計が締め切られた場合は請求ができないので要注意することが大切です。たとえ、少ない金額でも出張中に発生した必要なお金はしっかり請求することが個人にとっても企業にとっても必要なことなのですべての領収書を控えておくことが社会人としてのマナーになっていると言えるのです。

交通費精算に応用できる証明書

交通費精算をする場合に重要なのが客観的データを提出するということです。客観的なデータというのは、領収書を提出するということです。ただし領収書を発行してもらうことができないほど煩雑な場合には、出金伝票を提出するという方法もあります。交通費は、タイミングによっては領収書を発行してもらいにくい場合もありますし、券売機によっては領収書の発行ボタンが判りにくいことがあります。ただし、駅の精算所に申し出て、領収書を発行してもらえないか質問してみるのも選択肢の一つとして覚えておきましょう。その場合、切符を購入したときの発行とはなりませんが、降車駅で改札を出る前に、精算所に申し出で、いわゆる領収書の発行ではなく、切符における乗車証明書あるいは利用証明書となり得る書類を発行してもらうことになります。領収書ではないものの、客観的データとして、社内などの交通費精算手続きに利用できます。

客観的データとして、一番確実なものはICカードに記録されるデータです。実はSuicaやPASMOと言った交通系のICカードはカード自体に利用履歴が記録されています。何時にどこから乗ってどこで降りたか。いくらかかったか。など主要なデータは全て記録されていますし、個人的にデータを修正することは不可能ですので、これ以上確実な客観的データはないと言えます。最近ではこの交通データを利用したアプリやシステムなども存在しています。代表的なものでいえば、交通費精算システムでしょうか。ネクストICカードと言われる交通費精算システムは営業マンや外回りが多い人を対象にICカードで自動的に交通費精算が出来るようです。こういう便利なシステムを利用して賢く仕事をしたいですね。